Przejęcie sklepu internetowego po innej agencji: o co zadbać

Do nas regularnie trafiają właściciele sklepów, którzy mają dość swojej agencji. Zadania ciągną się tygodniami, sklep ma przestoje, a na pytanie „dlaczego” nikt nie odpowiada wprost. Programuję od dwudziestu lat i wiem jedno: decyzja o zmianie agencji jest najprostszą częścią. Trudniej jest odebrać sklep tak, żeby nic po drodze nie zginęło.

Dlaczego firmy zmieniają agencję

Zmiana agencji to nic wstydliwego. W amerykańskiej reklamie, gdzie firmy zmieniają agencje regularnie, współpraca trwa dziś średnio około siedmiu lat². Każda współpraca kiedyś się kończy. Liczy się to, w jakim stanie zostaje po niej sklep.

Ciekawe jest to, jak różnie obie strony widzą powody rozstania. W badaniu relacji marek z agencjami marketingowymi klienci najczęściej wskazywali niezadowolenie z jakości pracy: tak odpowiedziało 48% z nich. Agencje umieściły ten powód dopiero na siódmym miejscu, a na pierwszym postawiły zmiany w kierownictwie klienta¹.

Pomyślcie o tym przez chwilę. Jeśli agencja nie widzi problemu, nie będzie się też spieszyć z porządnym przekazaniem sklepu. Dlatego przejęcie trzeba zaplanować po swojej stronie.

Co zostaje po poprzedniej agencji

Po kilku latach pracy w sklepie zostaje kod, którego nikt poza autorami nie zna. Często są w nim obejścia robione „na szybko” i moduły, których nikt nie aktualizował. Dokumentacji zwykle nie ma wcale. Programiści nazywają to długiem technicznym: każda odłożona poprawka wraca później z odsetkami.

Ile to kosztuje? Stripe zapytał ponad tysiąc programistów, na co idzie ich czas:

W dużych firmach wygląda to podobnie. McKinsey policzył, że 10–20% budżetu technologicznego przeznaczonego na nowe produkty idzie na spłacanie długu technicznego⁴. Każdy nowy projekt kosztuje przez to dodatkowe 10–20%⁵.

Brak dokumentacji tylko to pogarsza. 61% programistów spędza ponad 30 minut dziennie na szukaniu odpowiedzi, a 30% mówi, że wiedza zamknięta w głowach pojedynczych osób spowalnia ich dziesięć lub więcej razy w tygodniu⁶. Gdy te osoby pracują w agencji, z którą się żegnacie, ta wiedza odchodzi razem z nimi.

Czyj właściwie jest kod Twojego sklepu?

Tu wielu właścicieli sklepów czeka niemiła niespodzianka. Zapłacenie za sklep nie oznacza, że jego kod jest Wasz.

Program komputerowy jest chroniony jak utwór literacki. Prawa do kodu napisanego przez pracownika agencji ma agencja, a nie jej klient⁷. Na klienta przechodzą tylko wtedy, gdy umowa to wyraźnie mówi. A jeśli nie mówi?

W braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu prawa, uważa się, że twórca udzielił licencji. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 65

Taka licencja, jeśli umowa nie mówi inaczej, trwa pięć lat i po tym czasie wygasa⁷. Do tego przeniesienie praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a umowa obejmuje tylko te pola eksploatacji, które wprost wymienia⁷. Zwykła akceptacja oferty mailem nie spełnia tego wymogu.

Co z tego wynika w praktyce? Zanim wypowiecie umowę, dajcie ją do przeczytania prawnikowi. Sprawdźcie, czy przenosi prawa do kodu, czy tylko udziela licencji, i czy obejmuje prawo do zmieniania kodu przez inną firmę. Od tego zależy, czy nowa agencja może legalnie rozwijać Wasz sklep.

Dostępy, o które trzeba poprosić

Najczęstszy problem przy przejęciu jest bardzo przyziemny: konta są założone na agencję albo na byłego pracownika agencji. Zróbcie listę i odbierzcie wszystko, zanim współpraca się skończy:

1. Repozytorium z kodem. Pełna historia zmian, a nie paczka plików wysłana mailem. Najlepiej na koncie Waszej firmy w GitHubie lub GitLabie.
2. Serwer i hosting. Panel dostawcy, dostęp do serwera, kopie zapasowe bazy i plików. Umowa z hostingiem powinna być zawarta na Waszą firmę.
3. Domena i DNS. Domeną .pl dysponuje abonent: to on pobiera kod authinfo od rejestratora i potwierdza transfer przez link wysłany na swój adres e-mail⁸. Jeśli w rejestrze widnieje mail agencji, zmieńcie go najpierw. Przy domenach .com rejestrator ma 5 dni na wydanie kodu⁹.
4. Płatności i integracje. Konto w bramce płatności, klucze do ERP, kurierów, marketplace'ów i systemów do faktur. Po przejęciu klucze trzeba wymienić na nowe.
5. Konta Google. W Search Console nie wystarczy dodać nowego właściciela: trzeba usunąć ze strony stary znacznik weryfikacji, bo inaczej poprzednia agencja zachowa dostęp¹⁰. Usługę Google Analytics da się przenieść na Wasze konto razem z danymi¹¹.
6. Panel sklepu. Konta administratorów w sklepie, lista zainstalowanych modułów i licencji na płatne rozszerzenia.

Stara agencja wciąż ma klucze

Odebranie dostępów to połowa pracy. Druga połowa to sprawdzenie, kto jeszcze je ma.

Latem 2024 roku przestępcy włamali się do 4275 sklepów na Magento i Adobe Commerce przez jedną lukę, czyli do 5% wszystkich takich sklepów¹². Gdy przestępcy zaczęli automatycznie skanować sklepy, 75% z nich nie miało wgranej poprawki. Sansec, firma, która to badała, zwraca uwagę na coś ważnego przy przejęciu: sama poprawka nie wystarczy. Trzeba wymienić klucz szyfrowania, zresetować hasła administratorów i usunąć nieznane integracje¹².

Dokładnie to samo trzeba zrobić, gdy kończy się współpraca z agencją. Brytyjskie NCSC zaleca, żeby dostęp dostawcy był odbierany, gdy przestaje być potrzebny, a umowa określała zwrot i usunięcie danych po jej zakończeniu¹³. RODO mówi to samo o danych Waszych klientów: firma, której je powierzyliście, po zakończeniu usługi usuwa je albo zwraca, łącznie z kopiami¹⁴. Zapytajcie wprost o kopie bazy na serwerach testowych i komputerach programistów.

Jak wygląda dobre przejęcie

Dobre przejęcie ma ustaloną kolejność. Nowa agencja, która od pierwszego dnia obiecuje nowe funkcje, zwykle nie wie jeszcze, co przejmuje.

• Zebranie dostępów. Wszystko z listy wyżej, sprawdzone w praktyce: czy kopia zapasowa się odtwarza, czy kod z repozytorium to ten sam kod, który działa na serwerze.
• Audyt. Wersja platformy i jej termin wsparcia, moduły, zmiany w kodzie odbiegające od standardu, bezpieczeństwo. Na przykład regularne wsparcie dla Adobe Commerce 2.4.6 skończyło się w sierpniu 2026 roku¹⁵. Sklep na takiej wersji trzeba zaktualizować, zanim zacznie się cokolwiek rozwijać.
• Stabilizacja. Najpierw usuwa się przyczyny awarii i przestojów, potem wszystko inne. Klient, który nie może złożyć zamówienia, nie doceni nowego banera.
• Dokumentacja. Spisane moduły, integracje, sposób wdrażania zmian i lista dostępów. Dzięki temu kolejna zmiana agencji, jeśli kiedyś nastąpi, nie zacznie się od zera.

Nie każdy dług trzeba spłacać od razu. Nawet McKinsey pisze, że zwykle nie ma sensu schodzić poniżej 10% długu technicznego, bo części z niego nie opłaca się spłacać⁵. Dobra agencja powie Wam, co naprawić teraz, a co może poczekać.

Co zapisać w umowie z nową agencją

Przy podpisywaniu umowy z nową agencją sprawdźcie, czy zawiera te zapisy:

1. Przeniesienie praw do kodu. Na piśmie, z wymienionymi polami eksploatacji, w tym z prawem do zmieniania kodu przez inne firmy⁷.
2. Konta na Waszą firmę. Repozytorium, hosting, domena, płatności i konta Google należą do Was, a agencja dostaje do nich dostęp.
3. Dokumentacja jako część pracy. Agencja na bieżąco opisuje integracje, moduły i sposób wdrażania zmian.
4. Zasady zakończenia współpracy. Okres wypowiedzenia, przekazanie dostępów i kodu oraz pomoc nowemu wykonawcy w tym czasie.
5. Umowa powierzenia danych. Z zapisem o usunięciu albo zwrocie danych klientów po zakończeniu współpracy¹⁴.

Umowę i tak warto dać do przejrzenia prawnikowi. Ta lista pomoże Wam zadać mu właściwe pytania.

Jak przejmujemy sklepy u nas

Przejmujemy projekty rozpoczęte przez inne firmy, porządkujemy zastany kod i prowadzimy je dalej. Nasza najdłuższa współpraca trwa ponad 10 lat.

Sklep Quiosque przejęliśmy w 2020 roku po poprzednim wykonawcy. Zaczęliśmy od repozytorium, serwerów i procesu wdrożeń, spisaliśmy moduły i miejsca, w których kod obchodził standard Magento. Porządki robiliśmy na żywym sklepie, w trakcie normalnej sprzedaży.

System 3D trafił do nas w 2023 roku z przestojami i padającym Elasticsearch, czyli wyszukiwarką sklepu. Po aktualizacji Magento, optymalizacji katalogu i wdrożeniu Varnisha, pamięci podręcznej przyspieszającej strony, przestoje i awarie wyszukiwarki ustały. Nowy wygląd sklepu wdrażamy dopiero teraz, na stabilnej podstawie. Więcej o tym, jak pracujemy ze sklepami, przeczytacie na stronie Sklepy e-commerce.

Jeśli zapamiętacie z tego wpisu jedną rzecz, niech to będzie ta: sklep, którego kodu, domeny i kont nie macie na swoją firmę, nie jest w pełni Wasz.